Agregar Una Tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en la ficha Crear.

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos    En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

 Nota   Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseño en lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla del panel de exploración. Access pide un nombre para guardar la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Hoja de datos.

2. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.

3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo nombre.

Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.

5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuación, arrastre la columna a la ubicación que desee.

Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la primera columna y, a continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título de la última columna.

Crear una tabla empezando en la vista Diseño     En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir datos o introduzca datos mediante otro método, como pegar o importar.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.

2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.

 Nota   Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el panel de exploración y luego haga clic en la Vista Diseño. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Diseño.

3. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. La descripción se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sitúa en ese campo en la vista Hoja de datos. La descripción se usa también como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes.
4. Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:
• Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

5. Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la vista Hoja de datos y haciendo clic en la primera celda vacía. Puede pegar también datos de otro origen, tal como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

Crear una tabla mediante una plantilla    Access proporciona plantillas para los tipos de tablas más comunes. Con un simple clic de mouse, puede crear una estructura de tabla completa con campos ya configurados y listos para usar. Si es necesario, puede agregar o eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

2. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
• Para eliminar una columna    

Haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna y, a continuación, haga clic en Eliminar columna.

• Para agregar una nueva columna    

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.

3. Guarde la tabla:
• Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

Definir propiedades de campo en la Vista Diseño    Independientemente de cómo haya creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto sólo se puede hacer en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en la Vista Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrícula de diseño. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, bajo Propiedades del campo.

Para ver una descripción de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripción en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo. Puede obtener información más detallada presionando F1.

Crear Una Nueva Base De Datos Mediante Una Plantilla

 

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.

Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

1. Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y luego haga clic en Cerrar base de datos para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access.
2. En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.
3. Haga clic en la plantilla que desee utilizar.
4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0.
5. Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).

Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento:

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.

6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar

Buscar Y Reemplazar Datos En Access

Access proporciona varias herramientas para buscar y reemplazar opcionalmente caracteres comodín que residen en registros de base de datos:

• El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Utilice el cuadro de diálogo cuando tenga que buscar o reemplazar pequeños volúmenes de datos y cuando no se encuentre cómodo utilizando una consulta para buscar o reemplazar datos.
• Consultas de selección. Permiten buscar conjuntos de registros completos, pueden buscar en varias tablas (algo que no puede hacer el cuadro de diálogo) y usted puede realizar los cambios en los datos directamente en el resultado de la consulta.
• Consultas de actualización. Son muy útiles cuando tiene que buscar y opcionalmente eliminar o reemplazar datos en un gran número de registros. Tenga en cuenta que las consultas de actualización funcionan mejor si los caracteres comodín residen en los mismos lugares de un conjunto de campos determinado. Si no es así, tiene que cambiar su criterio para hacer coincidir cada ocurrencia de todos los caracteres comodín, un proceso que llevaría más tiempo que eliminar los caracteres no deseados manualmente

Cuando ejecuta una operación de búsqueda mediante el cuadro de diálogo Buscar o reemplazar o selecciona una consulta, especifica una cadena de búsqueda: una cadena de texto o una cadena de texto y caracteres comodín. El cuadro de diálogo trata dicha cadena como un modelo y devuelve todos los registros que coinciden con el modelo. Por ejemplo, supongamos que tiene una hoja de datos (una tabla o un resultado de consulta) que incluye información sobre clientes, proveedores, productos y fechas de pedido. Si busca por "mar", la operación de búsqueda devolverá ejemplos como "marzo", "marketing" y otros registros que coincidan con el modelo que ha especificado.

Caracteristicas De Access

Access es usado por programadores y no programadores para crear sus propias soluciones de base de datos.

Los usuarios pueden crear tablas, consultas, formularios y reportes pudiendo conectarlos entre si con macros.

Los campos de las tablas de Access soportan gran variedad de tipos
de datos, índices e integridad referencial.

Microsoft Access permite crear formularios para insertar y modificar datos fácilmente. También tiene un entorno gráfico para ver las relaciones entra las diferentes tablas de la base de datos.

Access incluye interfases para crear consultas, formaularios y reportes.

El concepto original de Access es habilitar el acceso a cualquier fuente de datos por lo que se tiene la posibilidad de exportar e importar información desde y hacia varios formatos como Excel, Outlook, ASCII, dBase, Paradox, FoxPro, SQL Server, Oracle, ODBC, etc.

Como Se Creo Access 2007

Microsoft Office Access 2007 incluye un eficaz conjunto de herramientas que ayudan a comenzar a realizar un seguimiento de la información, a elaborar informes basados en la misma y a compartirla con rapidez. Además, permiten crear rápidamente atractivas y funcionales aplicaciones de seguimiento mediante la personalización de una de las muchas plantillas predefinidas, la conversión de una base de datos existente o la creación de una nueva, y todo ello sin necesidad de contar con amplios conocimientos sobre bases de datos. Gracias a Office Access 2007, resulta sencillo adaptar aplicaciones e informes de base de datos a las cambiantes necesidades empresariales. La compatibilidad mejorada con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 en Office Access 2007 ayuda a compartir, administrar, realizar auditorías y copias de seguridad de los datos.